HERRAMIENTA DE DIAGNÓSTICO
Las preguntas marcadas con
*
son obligatorias
Esta herramienta de diagnóstico de 36 preguntas está diseñada para afirmar su trabajo relacionado con la gobernanza y la administración de su ministerio y para mostrarle áreas de posible mejora. Para las siguientes preguntas, si usted responde "Sí", GTP asumirá que usted no necesita ayuda. Si usted responde "No" o "No estoy seguro", entonces GTP le sugerirá herramientas o prácticas que le pueden ser de utilidad.
Cumplimiento
1. La Junta Directiva y el Director Ejecutivo (CEO) realizan un proceso anual para garantizar, por parte del gobierno, el cumplimiento legal de los requerimientos establecidos, incluyendo las declaraciones anuales de conflictos de intereses y la documentación relacionada.
Si
No / No estoy seguro – Las juntas deben tener un proceso anual para garantizar el cumplimiento legal de los requerimientos establecidos al gobierno. Esto se encuentra comúnmente en un
Manual de Políticas de la Junta Directiva
. Además, como una de las mejores prácticas, los miembros de la junta y el personal superior deben firmar una
Política de Conflictos de Intereses y de Divulgación Anual
cada año.
2. La institución cumple con los estándares de un grupo local de rendición de cuentas (PAG, por las siglas en inglés de Peer Accountability Group) y mantiene la acreditación anual.
Si
No / No estoy seguro – Visite la página web
Teamwork
para saber si hay un grupo local de rendición de cuentas (PAG) que sirva a su país o región. Si lo hay, haga una solicitud para obtener la acreditación. Si no existe uno, descargue la
Infografía Cómo Hacer un PAG
y comuníquese con el facilitador de su región para comenzar uno.
3. La Junta Directiva y el Director Ejecutivo (CEO) adoptan un Manual de Políticas de la Junta Directiva que describe las responsabilidades y la forma de gobierno de la junta y el rol ejecutivo del director, y lo revisan según sea necesario en cada reunión para que todas las operaciones realizadas siempre honren a Dios.
Si
No / No estoy seguro – Un
Manual de Políticas de la Junta Directiva
describe los estatutos organizacionales esenciales, los deberes de la junta y de los comités, y las responsabilidades del Director Ejecutivo (CEO) y del personal clave. También incluye otras políticas aprobadas por la junta, y las mantiene todas en un solo lugar. Siéntase libre de contextualizar nuestro Manual de Políticas de la Junta Directiva a su organización.
Compromisos
4. La Junta Directiva, el Director Ejecutivo (CEO), el personal y los voluntarios firman una afirmación anual de su compromiso con la Declaración de fe, el propósito, los valores y el código de conducta de la organización.
Si
No / No estoy seguro – Un acuerdo de
Compromiso Anual de la Junta Directiva
garantiza que los miembros de la junta comuniquen su compromiso con el propósito de su organización, declaración de fe, valores y código de conducta cada año. El mismo documento se puede utilizar para el personal. Utilice esta
plantilla para voluntarios
para consolidar el compromiso de las partes interesadas clave que no son remuneradas.
5. La Junta Directiva, el Director Ejecutivo (CEO) y el personal clave se comprometen a asistir a las reuniones trimestrales de la Junta Directiva in situ o de manera virtual (las cuales son programadas con un año de anticipación), así como a las reuniones del comité (según sea necesario).
Si
No / No estoy seguro – El
Manual de Políticas de la Junta Directiva
debe describir la frecuencia regular de las reuniones y el proceso para programar una reunión de emergencia. En la
Agenda de Reunión de Junta Directiva
, una de las mejores prácticas es enumerar las fechas de las reuniones pendientes en el año para ayudar a todos a reservar las fechas en sus calendarios y así planificar su asistencia.
6. La Junta Directiva actúa como gobernadores y el Director Ejecutivo (CEO) y el personal cumplirán con sus deberes como se indica en el gráfico Los Cinco Modelos de Gobernanza de una Junta Directiva.
Si
No / No estoy seguro – La confusión de roles ocurrirá con organizaciones que no describen claramente de qué es responsable la junta y qué deben manejar el Director Ejecutivo y el personal. El gráfico
Cinco Modelos de Gobernanza para Juntas Directivas
ayuda a explicar esto de manera concisa y diferencia a las juntas como personal, gerentes, directores, gobernadores y asesores.
Semejanza a Cristo
7. La junta, el Director Ejecutivo (CEO) y el personal se comprometen con las prácticas espirituales de confesión, ayuno y oración, tanto individual como colectivamente.
Si
No / No estoy seguro – Las organizaciones cristianas pueden esperar compromisos espirituales de la junta, el personal y los voluntarios. En GTP creemos que las prácticas espirituales de confesión, ayuno y oración nos ayudan a mantenernos en el camino adecuado. Ya sea al orientar a nuevos miembros de la Junta Directiva o al contratar personal nuevo o nombrar nuevos voluntarios, asegúrese de incluir prácticas espirituales en la
Descripción de Puesto
.
8. La junta, el Director Ejecutivo (CEO), el personal y los voluntarios toman tiempo para leer las Escrituras, guardar silencio, compartir y suplicar en cada reunión.
Si
No / No estoy seguro – Designamos el tiempo para las Escrituras, el silencio, el compartir y las oraciones en la
Agenda de Reunión de Junta Directiva
o en la agenda de una reunión del personal; asegúrese de seguir la dirección del Espíritu Santo. La mejor manera de mantenerse encaminado es utilizar un formulario de
Evaluación de Junta Directiva
o un formulario de
Evaluación de Reunión Virtual de Junta Directiva
. Cada uno se puede adaptar para el uso de la reunión del personal también.
9. Como se describe en el Manual de Prácticas de la Junta Directiva, la junta responsabilizará a los miembros de la junta y al Director Ejecutivo (CEO) de exhibir un comportamiento similar al de Cristo y el Director Ejecutivo (CEO) responsabilizará al personal de exhibir un comportamiento también similar al de Cristo.
Si
No / No estoy seguro – Tener un
Manual de Políticas de la Junta Directiva
es un manual con políticas apropiadas que son de fácil acceso y claramente delineadas. Asegurarse de que los miembros de la junta y el personal superior lo sigan es otro tema. Si no utiliza un acuerdo de
Compromiso Anual de la Junta Directiva
y lo adapta para el personal de confianza, considere agregarlo al programa de su reunión anual con la Junta Directiva.
Cultivo
10. La junta apartará el tiempo para el aprendizaje y el desarrollo en cada reunión anual.
Si
No / No estoy seguro – Sea intencional sobre cómo usa el tiempo en su reunión anual principal de la junta. Como se indica en el docuemnto de
Agenda de Reunión de Junta Directiva
, GTP designa un tiempo para el desarrollo de la junta. Este es un espacio para aprender juntos cómo ser buenos miembros de la Junta Directiva y, a menudo, incluye lecturas o materiales adicionales.
11. El personal delineará los planes para el desarrollo personal y profesional en su documento anual de actividades fieles (3D).
Si
No / No estoy seguro – A esto lo llamamos el documento de actividades fieles o un
Documento de Discernimiento de Dirección (3D)
. Estas son las cosas que hará cada miembro del personal durante el próximo año. Este documento 3D es un alcance dinámico de trabajo revisado trimestralmente. Incluye elementos regulares de desarrollo personal y profesional y no solo el trabajo anticipado.
12. Los voluntarios se desarrollarán a través de interacciones trimestrales orientadas a su desarrollo personal y profesional.
Si
No / No estoy seguro – Para maximizar el trabajo de los voluntarios, considere pedirles que firmen un
Compromiso Anual de Voluntariado
en el que ambas partes demuestren un compromiso mutuo. Además, los equipos de alto funcionamiento piden a los voluntarios clave que tracen actividades fieles en un
Documento de Discernimiento de Dirección (3D)
para que el personal pueda apoyarlos en este trabajo.
Controles
13. La junta utiliza un proceso de selección de la junta y un modelo de entrevistas para garantizar que se siga el proceso de nombramiento de miembros comprometidos, semejantes a Cristo y competentes.
Si
No / No estoy seguro – La clave con una entrevista de la junta y un
Proceso de Selección de Miembros de Junta Directiva
es evitar la manipulación y ayudar a su junta a localizar candidatos comprometidos, cristianos y competentes. Considere adaptar el proceso de GTP y asegúrese de compartir su
Manual de Políticas de la Junta Directiva
y el acuerdo de
Compromiso Anual de la Junta Directiva
a los candidatos para que sepan lo que se espera de ellos.
14. La junta aprueba un plan de gastos (presupuesto) que se vincula a los programas, presenta informes trimestrales, con revisión financiera independiente o una auditoría anual.
Si
No / No estoy seguro – Si desea un formato de
Plan de Gastos (Presupuesto)
que vincule los gastos con sus asignaciones para programas, considere adaptar la hoja de cálculo de GTP a su situación. Además, el
Resumen del Reporte Financiero Trimestral
sirve para alimentar los reportes trimestrales, y la
Solicitud de Propuesta del Auditor
de GTP es el documento que se utiliza para localizar una empresa para hacer una revisión financiera anual externa.
15. El Director Ejecutivo (CEO) implementa los controles financieros apropiados sugeridos por los auditores externo y / o el Grupo de Rendición de Cuentas (PAG), tales como informes de gastos, política de denuncia de irregularidades y otros elementos relacionados.
Si
No / No estoy seguro – Los controles financieros requieren el uso de
Reporte de Gastos
para la gestión financiera que sigue su
Política de Viajes y Gastos
. Además, una
Política de Denuncia de Irregularidades
, una
Política de Aceptación de Regalos
, una
Política de Inversiones
, una
Política de Privacidad
y una
Política de Privacidad de Donantes
ayudan a sortear los peligros en la gestión de riesgos. No dude en adaptar estos documentos a su realidad organizacional.
Competencias
16. La junta utiliza una matriz para identificar candidatos por edad, género y diversidad étnica y para asegurar una amplia gama de habilidades y experiencia.
Si
No / No estoy seguro – Las juntas directivas sólidas y capacitadas con una diversidad de edad, género, etnia, representación regional y experiencia no se unen simplemente. Están construidas con intencionalidad. Considere ajustar la
Matriz de Junta Directiva
para ubicar a las personas adecuadas para su junta. Ajuste las categorías para satisfacer sus necesidades.
17. Cada miembro del personal o voluntario tiene una descripción de trabajo proporcionada antes de que comience su servicio que describe la estructura de informes, las habilidades requeridas y las responsabilidades.
Si
No / No estoy seguro – Si no tiene una
Descripción de Puesto
para cada miembro del personal, considere adaptar estos ejemplos a su situación. Tenga en cuenta que estos ejemplos describen el propósito del rol, los deberes principales y las calificaciones. También es bueno tener Descripciones de Puestos de Trabajo de Personal de Confianza para que este personal sepa cómo se relaciona su trabajo con los demás.
18. Antes de entrevistar a los nuevos miembros del personal, deben proporcionar dos referencias de dos personas y dos empleados y ser entrevistados por al menos tres miembros de la junta o del personal.
Si
No / No estoy seguro – Verificar las referencias es un proceso de debida diligencia antes de cualquier contratación de personal. Sugerimos que puedan obtener dos personas referentes para completar el
Formulario de Referencia Personal
y el
Formulario de Referencia del Empleador
para que pueda percibir una imagen exacta del carácter y las competencias de los candidatos antes de ofrecerles una posición dentro de la organización.
Cuidado
19. La junta, el Director Ejecutivo (CEO) y el personal priorizan un tiempo para las actividades espirituales, de solitud, sociales y estratégicas en la reunión anual.
Si
No / No estoy seguro – Como se indica en el cronograma de
Programa Anual de Reuniones con Junta Directiva, Facilitadores Regionales y Staff de Confianza
, hacemos que sea una prioridad para la reunión de varios días incluir tiempo para actividades espirituales, de solitud, sociales y estratégicas cada día. Esto ayuda a los miembros de la junta y al personal superior a sintonizarse con Dios y con los demás, a tener relaciones profundas y a desarrollar el respeto mutuo.
20. El Director Ejecutivo (CEO) y el personal dedican tiempo a actividades espirituales, de solitud, sociales y estratégicas en el retiro anual del personal.
Si
No / No estoy seguro – Similar al
Programa Anual de Reuniones con Junta Directiva, Facilitadores Regionales y Staff de Confianza
en GTP hacemos un retiro anual para el personal. Por lo general, el tiempo es de una semana porque somos un personal distribuido a nivel mundial y necesitamos ese tiempo juntos. Nuevamente, para la reunión de varios días es una prioridad incluir tiempo para actividades espirituales, de solitud, sociales y estratégicas cada día.
21. En cada reunión, se realizarán registros de entrada y salida para garantizar que la organización se preocupa por las personas sin dejar de estar comprometida con el propósito de la organización.
Si
No / No estoy seguro – Puede ver esta mejor práctica ilustrada en la plantilla
Agenda de Reunión de Junta Directiva
. Es una práctica simple para demostrar que todas las personas importan. Al principio y al final de cada reunión, el presidente o la persona que preside la reunión pide a cada persona que comparta una palabra o frase para preservar la unidad del Espíritu y el vínculo de paz en nuestro trabajo conjunto.
Comunicación
22. Todos los materiales trimestrales de la Junta Directiva y las reuniones mensuales del personal tienen una agenda y materiales de apoyo antes de la reunión y se toman y archivan las minutas de cada reunión.
Si
No / No estoy seguro – En GTP enviamos la
Agenda de Reunión de Junta Directiva
y otros materiales dos semanas antes de las reuniones. Esta es una de las mejores prácticas que permite a los miembros de la junta tener tiempo suficiente para leerlos. Además, si archiva todo lo de las reuniones anteriores en una unidad compartida, permite que los miembros de la junta accedan a los artículos u otros materiales anteriores en cualquier momento.
23. El Director Ejecutivo (CEO) y el personal proporcionan un Resumen de Resultados Institucionales Trimestrales y reportes específicos para cada comité.
Si
No / No estoy seguro – En GTP, el Director Ejecutivo (CEO) y el personal senior, tenemos una serie de informes de una página para que los miembros de la junta puedan ver el trabajo realizado a través de realizar actividades fieles y los resultados de ello (ya sean buenos o malos) en un vistazo. Estos incluyen:
Resumen de Resultados Institucionales Trimestrales
,
Resumen del Reporte Financiero Trimestral
,
Calendario de Colaboración
y el
Reporte Cualitativo y Cuantitativo del Sitio Web
. Estos son solo ejemplos. Estamos desarrollando otros.
24. El Director Ejecutivo (CEO) y el personal mantienen un sitio web en funcionamiento y proporcionan un informe anual que incluye estados financieros, infografías del programa e información sobre el impacto.
Si
No / No estoy seguro – Un
sitio web
es muy importante para su ministerio. Debe ser activo y no estático para ayudarlo a construir su comunidad. Esto incluye tener blogs, eventos y otro contenido actualizado con frecuencia. Un
Informe Anual
debe incluir estados financieros, infografías del programa e información de impacto.
Cultura
25. El Director Ejecutivo (CEO) y el personal disciernen actividades fieles para la rendición de cuentas anualmente y las informarán en un documento de dirección de discernimiento anual (3D) para cada miembro del personal.
Si
No / No estoy seguro – ¿Tiene un documento de actividades fieles o un
Documento de Discernimiento de Dirección (3D)
para cada miembro del personal? Este documento enumera las cosas que hará cada miembro del personal durante el próximo año. Este documento 3D es un alcance dinámico de trabajo revisado trimestralmente. Cada marca de verificación en el documento debe ser medible para la evaluación anual.
26. La Junta Directiva hará una evaluación después de cada reunión, se autoevaluará anualmente y se asegurará de que el personal reciba evaluaciones de desempeño anuales.
Si
No / No estoy seguro – Es una buena práctica de las juntas directivas de alto funcionamiento enviar una
Evaluación de Junta Directiva
, una
Evaluación de Reunión Virtual de Junta Directiva
después de las reuniones respectivas y una
Auto-evaluación de Miembro de Junta Directiva
para saber cómo ayudar a los miembros de la junta a sobresalir. Es igualmente importante realizar una evaluación anual del desempeño del personal (próximamente un formato disponible).
27. El Director Ejecutivo (CEO) llevará a cabo actividades intencionales para establecer una cultura específica (como "contigo" en GTP).
Si
No / No estoy seguro – Visite nuestro
sitio web
para leer los antecedentes de nuestra cultura contigo. Note cómo los versículos de la Biblia con las palabras contigo están resaltados en las páginas web, en cada correo electrónico de
Journal Entry
y en nuestras plantillas de tablero. Estas actividades son las mejores prácticas destinadas a construir una cultura unificada que se basa en Dios y colabora con los demás.
Crisis
28. La Junta Directiva tiene un Plan de Sucesión escrito (o lo incluye en el Manual de Políticas de la Junta Directiva) en caso de cualquier cambio repentino en el puesto del Director Ejecutivo (CEO).
Si
No / No estoy seguro – En GTP, nuestra junta directiva ha delineado un
plan de sucesión
en un documento de dos páginas. El plan de sucesión describe un conjunto de procesos claramente definidos para abordar las transiciones del Director Ejecutivo (CEO), ya sea que estén relacionadas con su renuncia, destitución o cualquier otra razón. Tener un plan de sucesión es una buena práctica porque sin él una organización puede colapsar con la pérdida repentina de un Director Ejecutivo (CEO).
29. La Junta Directiva gestiona el riesgo describiendo los riesgos potenciales y el proceso para abordarlos anualmente (o lo incluye en el Manual de Políticas de la Junta Directiva).
Si
No / No estoy seguro – Evaluar el riesgo es responsabilidad de la Junta Directiva y del director ejecutivo. Como mejor práctica, es común que el proceso de gestión de riesgos se describa en el
Manual de Políticas de la Junta Directiva
. Si no está allí, debería aparecer en alguna parte. Por ejemplo, el incumplimiento de las leyes o la revisión legal en un horario regular puede exponer al ministerio a grandes riesgos que pueden ser manejados.
30. El Director Ejecutivo (CEO) tiene un plan para atender a la Junta Directiva, el personal o los voluntarios que participan en el trabajo del ministerio y necesitan asistencia de emergencia.
Si
No / No estoy seguro – El cuidado de los empleados y los servicios tercerizados contratados, tanto en el momento oportuno como en situaciones de emergencia, debe describirse en una
Guía del empleado
. Asegúrese de que su Guía del empleado cumpla con las leyes locales, muestre coherencia con sus valores y honre a Dios.
Colaboración
31. Los miembros de la Junta Directiva participarán en los comités de la junta con representación del personal.
Si
No / No estoy seguro – Como práctica recomendada, un
Manual de Políticas de la Junta Directiva
enumera los comités que tendrá la junta y menciona al miembro del personal que representará al Director Ejecutivo (CEO) y brindará apoyo a ese comité. Esto asegura que la junta tenga una conexión con algo más que el CEO y esto también permite que el personal senior sepa qué está sucediendo para apoyar al CEO.
32. La junta gobierna administrando el propósito de la organización y responsabilizando al Director Ejecutivo por la consecución de los objetivos de la organización y el mapeo de las estrategias institucionales.
Si
No / No estoy seguro – Un
Manual de Políticas de la Junta Directiva
ayuda a la junta a dirigir el propósito organizacional y enumera el progreso anual hacia las metas organizacionales. También responsabiliza al Director Ejecutivo de mapear las estrategias institucionales. Estas cifras se informan en un
Informe Anual
que debe incluir estados financieros, infografías del programa e información de impacto.
33. El CEO discierne los planes anuales, informa el progreso trimestral y supervisa las operaciones diarias del personal y los voluntarios.
Si
No / No estoy seguro – El CEO debe proporcionar un
Documento de Discernimiento de Dirección (3D)
para que la Junta Directiva pueda realizar una evaluación que no se base en resultados que no puedan controlarse sino que estén vinculados a actividades fieles. El
Resumen de Resultados Institucionales Trimestrales
es la herramienta principal para comunicar el progreso y reportar los resultados en tiempo real de la supervisión de las operaciones diarias.
Contribución
34. La junta, el director ejecutivo, el personal y los voluntarios aportan de acuerdo con su capacidad para hacer avanzar la misión.
Si
No / No estoy seguro – Una
Filosofía de Mayordomía y Colaboración
insta a las partes interesadas internas a modelar la generosidad que desean que otros practiquen. Si bien el nivel de donaciones se mantiene confidencial como se indica en la
Política de Privacidad de Donantes
, es apropiado para la transparencia compartir el % de participación de donaciones de la junta, el personal y los voluntarios clave.
35. La Junta Directiva, el director ejecutivo, el personal y los voluntarios comprenden su papel y responsabilidad al hacer que otros participen dando y sirviendo para promover el propósito de la organización.
Si
No / No estoy seguro – Una
Filosofía de Mayordomía y Colaboración
y un
Calendario de Colaboración
ayudan a la Junta Directiva, el personal y los voluntarios a conocer su función. Una
Política de Aceptación de Regalos
y una
Política de Privacidad de Donantes
también ayudan a garantizar que tanto los regalos como los donantes sean administrados con la debida diligencia e integridad.
36. La junta, el director ejecutivo, el personal y los voluntarios administran la información de los socios con integridad y de acuerdo con las leyes de privacidad.
Si
No / No estoy seguro – La organización debe tener una
Política de Privacidad
publicada en su sitio web para demostrar el cumplimiento de las leyes y una
Política de Privacidad de Donantes
para demostrar cómo la información de los socios financieros se administrará con integridad. También es vital contar con una
Política de Aceptación de Regalos
para garantizar que la diligencia debida precede a la recepción de regalos complejos.
Para recibir una copia de sus respuestas con enlaces a plantillas, proporcione la información a continuación. Tenga en cuenta que conservamos su información de acuerdo con nuestra
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